Microsoft 365: Entdecken Sie alle Vorteile
Software von Microsoft wird weltweit genutzt. Über eine Million Unternehmen haben ein Windows-Betriebssystem, Office-Paket oder eine Microsoft 365-Lizenz im Einsatz, Studierende schreiben ihre Abschlussarbeiten mit Microsoft Word und etliche Haushalte organisieren ihre Termine in Outlook-Kalendern. Und diese Beliebtheit hat einen Grund: Die Microsoft 365-Pakete (ehemals Office 365) und die Office-Kaufpakete erleichtern alltägliche Aufgaben und optimieren die Arbeitsprozesse im Business.
Produktivität und Effektivität werden durch die in Microsoft 365 enthaltenen Office-Anwendungen wie Word, Excel oder PowerPoint durch eine klare Oberfläche sowie durchdachte Funktionen gefördert. Die praktischen Microsoft Office-Programme sind mit allen Betriebssystemen – Windows, macOS, iOS und Android – kompatibel und können je nach Lizenz sowohl online im Browser als auch offline verwendet werden.
Microsoft Office-Anwendungen
Warum heißt Office 365 jetzt Microsoft 365?
Microsoft Office 1.0 kam 1989 als Zusammenfassung mehrerer Produktivitätsanwendungen für den Mac auf den Markt. Seitdem hat es sich zu einer der größten Marken und zum de-facto-Standard für die Tools, die Sie im privaten oder beruflichen Umfeld für zahlreiche Büroaufgaben benötigen, entwickelt. Nach vielen Jahren, in denen Office-Versionen nach dem Erscheinungsjahr benannt wurden, kam im Jahr 2010 Office 365 hinzu. Dabei handelte es sich um ein Abo, das stets auf dem neusten Stand ist und zusätzliche Funktionen bietet. Der Name "Office 365" ist fest etabliert.
Warum also benennt Microsoft das weitverbreitete Office-Paket um? Im Laufe der Zeit ist die Cloud-Version Microsoft Office 365 immer weiter gewachsen und geht inzwischen weit über den Büroalltag hinaus. Damit sich die Cloud-Lösung Office 365 mit erweitertem Funktionsumfang deutlicher abgrenzt von der Kaufversion Office 2021, die sich auf die klassischen Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) beschränkt, hat Microsoft das Office-Paket 2020 in Microsoft 365 umbenannt.
So wird klar, dass Microsoft 365 Ihnen viel mehr bietet. Zum Beispiel 1 TB Cloud-Speicher pro Nutzerin oder Nutzer bei OneDrive, Microsoft Teams (Microsoft 365 Business), die Family Safety-App (Microsoft 365 Family) und Office-Apps für Smartphones und Tablets.
Privat oder geschäftlich: Welche Microsoft-Lizenz passt zu Ihnen?
Ob Microsoft 365-Abo oder Office-Paket – Microsoft bietet eine Software für jeden Anwendungsfall: Ob Sie Ihren Alltag organisieren möchten, den Ihrer Familie oder eines ganzen Unternehmens, Ihr Studium meistern oder anspruchsvolle kreative Projekte – Sie finden bei Microsoft die passende Software. Microsoft 365-Apps wie Excel, PowerPoint oder Outlook bieten intuitive Möglichkeiten, mehr Struktur in Ihre Aufgaben zu bringen und diese professionell zu erledigen.
Wir zeigen Ihnen, welche Office-Produkte in den unterschiedlichen Microsoft 365-Paketen oder Office-Lizenzen für Privat- oder Business-Nutzerinnen und -Nutzer enthalten sind. Sie erfahren, für wie viele Personen und Geräte die Pakete verwendet werden können. Außerdem informieren wir Sie darüber, welche Version Sie als Kauf- und welche als Abo-Lizenz erwerben können.
Eine Kauflizenz erwerben Sie einmalig und nutzen diese dann, solange Ihr Betriebssystem sie unterstützt. Ein Abonnement hat in der Regel eine Laufzeit von 1 Jahr und kann anschließend bei Bedarf verlängert werden. Jedes Lizenz-Paket können Sie entweder als Download-Code per E-Mail erhalten oder den Produkt-Key in einer Box per Post zugeschickt bekommen. In der folgenden Übersicht entdecken Sie, welche Lizenz die richtige für Sie ist.
Microsoft 365-Pakete & Office-Lizenz für private Anwendung
Microsoft Office oder Microsoft 365 Business für geschäftliche Anwendung
Microsoft 365 Business Standard
Microsoft 365 Business Standard bietet in einem umfangreichen Lizenz-Abo für 1 Nutzer oder Nutzerin alles, was Sie für Ihr erfolgreiches Geschäft benötigen. Auf bis zu 5 PCs, Macs oder Laptops sowie bis zu 5 Tablets und 5 Smartphones installieren Sie die Software – insgesamt also auf 15 Devices. Auf OneDrive steht Ihnen 1 TB Cloudspeicher zur Verfügung – genug Platz für Ihre Kalkulationen und Dokumente. Selbstverständlich ist auch diese Version mit Windows 10 und Windows 11, macOS (ab Version 10.15), iOS und Android kompatibel. Für die ideale Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen nutzen Sie die Plattform Microsoft Teams. Schutz für sensible Daten garantieren Ihnen der Persönliche Tresor, der durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung gesichert ist, sowie erweiterte Sicherheits-Optionen wie die Möglichkeit, benutzerdefinierte Zugriffsberechtigung zu erteilen.
Microsoft Office Home & Business 2021
Täglich wiederkehrende Aufgaben des Arbeitsalltags meistern Sie mit Microsoft Office Home & Business 2021, das Sie einmalig und ohne Ablaufdatum kaufen. Sie nutzen die Produktiv-Apps, die Sie von Microsoft Office kennen und lieben, in der klassischen Ausführung und mit dem Featureset von 2021: Word, Excel und PowerPoint sowie OneNote. Möchten Sie neuere Funktionen, müssen Sie die nächste Version erwerben, die typischerweise im Drei-Jahres-Turnus erscheint. Microsoft Teams ist in dieser Lizenz nicht inklusive, kann aber separat hinzugefügt werden. Ihre Daten speichern Sie in der Cloud auf dem 5 GB großen Online-Speicher von OneDrive. Die Office-Lizenz ist für 1 Person sowie für die Installation auf 1 PC, Mac oder Laptop gültig und mit den Versionen 10 und 11 von Windows sowie macOS (ab Version 10.15) kompatibel. Termine und Nachrichten behalten Sie mit dem Online-Terminkalender und -Postfach Outlook im Blick.
Microsoft 365: Premium-Office-Apps im Überblick
Office-Anwendungen werden in Unternehmen alltäglich genutzt, aber auch für Privatpersonen bieten diese Programme zahlreiche Vorteile. Word, PowerPoint, Excel und Co. von Microsoft sind dabei für viele der gelobte Standard, denn das Erstellen von Texten, Präsentationen oder die Verwaltung von Datensätzen sind darüber problemlos und professionell möglich.
Microsoft entwickelt seine Software stetig weiter, hält sie so aktuell und macht sie für Nutzende sogar von Version zu Version noch bedienungsfreundlicher, umfangreicher und sicherer. Und das nicht nur für Windows, auch auf iOS funktionieren die Microsoft 365-Apps.
Alles gute Gründe, um sich für die Premium-Office-Apps vom Marktführer zu entscheiden. Laut Statista1 übrigens mit deutlichem Abstand: 85 % der Büromitarbeitenden in Deutschland nutzten im Jahr 2020 Microsoft Office. Die Office-Anwendungen sind im Daily Business somit vielfach erprobt. Die in den Microsoft 365 enthaltene Programme erklären wir Ihnen nachfolgend im Detail.
Schreiben wie ein Profi
Ob Sie schon immer einen Roman zu Papier bringen, Ihren Lebenslauf für die nächste Bewerbung rund machen oder Ihre Bachelorarbeit verfassen wollten, mit Microsoft Word steht Ihnen ein Multi-Talent für Textverarbeitung zur Verfügung. Denn egal, was Sie schreiben, Word wird Sie mit cleveren Funktionen tatkräftig dabei unterstützen. Formulieren Sie dank der integrierten Rechtschreibprüfung, Grammatikhilfe und Echtzeit-Übersetzung makellose Texte. Anhand praktischer Word-Vorlagen verleihen Sie Ihrem Dokument eine schicke Optik, ohne dass Sie selbst Grafik-Design verinnerlicht haben müssen. Sorgen Sie durch automatisch erstellte Inhaltsverzeichnisse direkt für Übersicht und belegen Sie Quellen anhand von Fußnoten, die Sie ganz einfach mit nur wenigen Klicks einheitlich formatieren.
Übrigens können Sie auch andere dazu einladen, mit Ihnen am Dokument zu arbeiten. Anhand von Einstellungen für die Nachverfolgung sehen Sie, wer welche Änderung vorgenommen hat. Über den Cloud-Dienst OneDrive teilen Sie Dokumente und sorgen zudem dafür, dass Sie im Falle eines Hardware-Verlusts immer noch Ihre Daten im Cloud-Speicher haben. Auch das Umwandeln von Word- in PDF-Dateien ist kein Problem. Oder konvertieren Sie einen Newsletter mit nur wenigen Klicks ins Webformat um.
Die Formel für erfolgreiche Tabellen
Excel gilt als Super-Tool, wenn es um das Händeln von Datensätzen und Erstellen professioneller Tabellen geht. Es ist in der Lage, Ihnen mit wenigen Klicks und vordefinierten Formeln Kalkulationen und Rechnereien abzunehmen. Selbst umfangreiche Datensätze werden dank Excel gezähmt und in übersichtliche Form gebracht. Das ist vor allem für eine ordentliche Buchhaltung, größere Eventplanung, das Handeln riesiger Datenbanken und Erstellen von komplizierten Analysen oder einfach zum Dokumentieren von Adresslisten eine wahre Wunderwaffe. Und falls Sie bei Ihren Excel-Tabellen nicht so genau wissen, was zu tun ist, verrät Ihnen die Office-Software hilfreiche Profi-Tipps. Tabellenkalkulationen werden durch eine umfangreiche Formelsammlung, die Funktion für filterbare Pivot-Tabellen sowie diverse Formatvorlagen deutlich vereinfacht.
Nutzer:innen von Microsoft 365 Business-Paketen profitieren von der Möglichkeit, dass Ihre Finanzverwaltung Ihre persönlichen Bankkonten direkt verknüpfen kann. Nutzen Sie auch die zahlreichen praktischen Formeln und Funktionen von Excel! Haben Sie zum Beispiel eine große Tabelle mit Adressen und eine kleine Liste mit Namen, zu denen Sie die Anschrift benötigen, verwenden Sie die SVERWEIS-Funktion und lassen sich die entsprechenden Informationen von Excel herausgreifen. So erhalten Sie anhand einer ID-Nummer beispielsweise in wenigen Sekunden und automatisch Namen oder Abteilung eines Mitarbeitenden.
Präsentationen, die überzeugen
Wann immer Sie jemanden von einem Projekt begeistern oder einen spannenden Vortrag halten wollen, helfen neben blanken Zahlen und Fakten auch ansprechende Bilder, anschauliche Graphen oder kurze Videos zum Auflockern. Ausgeklügelte Designs und abwechslungsreiche Effekte setzen Ihren Inhalten die Krone auf. All das gelingt Ihnen spielend leicht mit PowerPoint, denn damit erstellen Sie hochwertige und kreative Präsentationen – ob für die Arbeit, Universität oder Schule.
So hilft Ihnen das Programm beispielsweise mit intelligenten Features dabei, Ihre Bilder und Texte automatisiert optimal auszurichten. Der PowerPoint Designer bietet Ihnen zudem Premium-Vorlagen und smarte Hilfsfunktionen, um Ihre Präsentationen ansehnlich und professionell zu gestalten.
Für die persönliche Note: Geben Sie mit einem Eingabestift oder dem Trackpad über die Freihand-Eingabe händische Anmerkungen auf den Folien ein.
Wenn Sie den Vortrag halten, gehen Sie in den Referentenmodus, der Ihnen sowohl die bisherige Redezeit, die aktuelle sowie folgende Folie und Ihre Notizen anzeigt.
E-Mails & Termine bestens organisieren
Ob mit Geschäftspartnern, Familie und Freunden oder Ihrer Hausverwaltung: Mit dem E-Mail-Programm Outlook bleiben Sie im Kontakt und organisieren dank nützlicher Features Ihre Korrespondenzen. In Ihrem persönlichen Posteingang senden, verwalten und empfangen Sie E-Mails. Ihre Nachrichten formatieren Sie ähnlich wie in Word. Der intelligente Microsoft Editor steht Ihnen mit Rechtschreibprüfung und Grammatikhilfe beim Texten zur Seite. Organisieren Sie Ihren Posteingang, indem Sie Ordner erstellen und E-Mails durch individuell einstellbare Regeln automatisch zuteilen.
Microsoft Outlook bietet Ihnen auch einen Kalender, der Sie bei der Organisation und Planung von Terminen unterstützt. Sie erhalten Erinnerungen und finden dank Terminplanungs-Assistenz schneller gemeinsame Zeitfenster.
Natürlich erhalten Sie auch unterwegs Zugriff auf Outlook – ganz einfach über die intuitive Mobile-App. Ihre Daten sind dabei sicher aufgehoben und werden durch moderne Sicherheitsfunktionen auf Unternehmensniveau verschlüsselt.
Weitere App-Vorteile der Office-Suite
Einfach zusammenarbeiten
Mit Microsoft Teams nutzen Sie eine Einzel- und Gruppenchat-Software, die vor allem gerne im Business-Bereich Anwendung findet. In Teams haben Sie verschiedene Möglichkeiten, um mit anderen ins Gespräch zu kommen: telefonisch, mit und ohne Video, oder per Chat-Funktion. Praktisch ist dabei auch, dass sie Telefonate parallel halten oder größere Gruppen in Räume mit weniger Personen aufteilen, so lassen sich aus einer großen Vortragsrunde kleinere Diskussionsgruppen machen.
Durch praktische Features – wie das gemeinsame Bearbeiten von Dateien, die automatisch in SharePoint landen oder das Erstellen von Wikis – ist es mittlerweile auch ein beliebtes Programm für den Online-Unterricht in Schulen und Universitäten geworden. Auch für Schulungen und Vorträge gibt es einiges her, so halten Sie über PowerPoint live interaktive Präsentationen und erhalten visuelle Reaktionen der Teilnehmenden über Emojis. Schauen Sie gemeinsam über Dokumente auf Ihrem PC, indem Sie den Bildschirm teilen.
Beschäftigt? Andere sehen anhand Ihres Status, ob Sie gerade verfügbar, beschäftigt im Call oder abwesend sind, wenn Sie längere Zeit nicht am Rechner agiert haben. Damit Sie ungestört arbeiten, setzen Sie Ihren Status auf "Nicht stören".
Sicher in der Cloud
Der wohl größte Vorteil von OneDrive ist, dass Sie Ihre Fotos, Dokumente und Co. auf verknüpften Geräten von überall griffbereit haben. Zum Synchronisieren benötigen Sie nur eine Verbindung zum Internet. So gehen Daten, die in der Cloud liegen, auch dann nicht verloren, sollte Ihre Technik einmal kaputt gehen oder über keinen Speicherplatz mehr verfügen. Loggen Sie sich auf Ihrem neuen Gerät mit Ihren E-Mail-Adresse in der App ein und schon ist wieder alles da – und war nie wirklich weg. Zudem brauchen Sie kein Kabel, um die Schnappschüsse aus Ihrem letzten Urlaub vom Smartphone auf Ihr Laptop zu ziehen.
Der Cloud-Dienst eignet sich zudem bestens für den gemeinsamen Datenaustausch. Dabei bestimmen Sie, welche Daten Sie mit wem teilen. Damit andere keine Einsicht in sensible Dokumente wie Vertragsunterlagen erhalten, verwenden Sie den persönlichen Tresor – ein zusätzlich geschützter Bereich in OneDrive, auf den nur Sie Zugriff haben.
Grundsätzlich sichern Sie Ihren Account durch ein sicheres Kennwort und am besten über die Zweifaktor-Authentifizierung. Damit die Daten auch in der mobilen App auf Ihrem Android-Smartphone oder iPhone im Falle eines Geräteverlusts sicher sind, aktivieren Sie in den Handy-Einstellungen eine zusätzliche Verschlüsselung.
FAQs – Wir beantworten Ihre Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Microsoft 365 und Office 2021?
Microsoft Office 2021 ist das klassische Office-Paket, das Sie einmalig kaufen und dann solange nutzen können, bis Ihr PC oder Mac, ob MacBook Air oder iMac, die Software nicht mehr unterstützt. Abgesehen von eventuell nötigen Sicherheitsupdates profitieren Sie aber nicht von Verbesserungen wie neuen Features und Programmen oder dem Support für aktuellere Hardware oder Betriebssysteme. Dafür müssten Sie dann die nächste Version kaufen. Wie lange eine alte Office-Version das neuste Betriebssystem unterstützt, können wir nicht vorhersagen. Für einen Windows 11-PC sollten Sie allerdings mindestens Office 2013 einsetzen. Vollständige macOS 12-Unterstützung erfordert sogar Microsoft Office 2019.
Außerdem können Sie Office 2021 lediglich auf einem Gerät nutzen. Dementgegen steht Ihnen Microsoft 365 auf mehreren Geräten zur Verfügung und ist als Abo stets auf dem neusten Stand. Es kann von einem Nutzer oder einer Nutzerin (Microsoft 365 Single) oder mehreren Nutzern und Nutzerinnen in einem Haushalt (Microsoft 365 Family) genutzt werden. Zudem setzen Sie die Office-Apps des Microsoft 365-Abonnements auf iPad, iPhone sowie Android-Smartphones und -Tablets ein und nutzen diese sogar offline.
Hinzu kommt üppiger Online-Speicher in der Cloud, den Sie für Backups, das Teilen von Dateien und Fotos sowie zum Sichern Ihrer Dokumente nutzen. So gespeichert, bearbeiten Sie Ihre Schriftstücke, Tabellen und Co. auf dem iPad, schreiben am PC weiter und ergänzen auf dem iPhone. Auch das Kollaborations- und Kommunikations-Tool Microsoft Teams sowie, je nach Lizenz, die Family Safety-App sind enthalten.
Sollte ich meine Lizenz als Download-Code oder als Box kaufen?
Der einzige Unterschied zwischen Download-Code und Box ist die Art, wie Sie den Produkt Key Ihres Microsoft 365-Abonnement erhalten. Beim Download erhalten Sie den Lizenz-Code per E-Mail, bei der Box wird Ihnen ein Karton mit dem Produkt-Key zugesendet. Diesen Key verknüpfen Sie mit Ihrem Microsoft-Account, von wo aus Sie die Anwendungen jederzeit und ohne Produkt Key Card installieren können.
Wie installiere ich Microsoft 365 oder Office 2021?
Zur Installation gehen Sie auf die Setup-Seite von Microsoft und loggen sich in Ihrem Microsoft-Konto ein. Befolgen Sie die weiteren Anweisungen.
Wie lange ist mein Microsoft 365 Abo gültig?
Typischerweise sind Microsoft 365-Pakete für ein Jahr gültig – bis Ende 2022 erhalten Sie in unserer Aktion beim Kauf eines teilnehmenden Notebooks, PCs, Smartphones oder Tablets sogar eine Microsoft 365-Lizenz mit 15 Monaten Gültigkeit zum Preis von 12 Monaten. Dafür bestellen Sie im Warenkorb die Lizenz als passendes Zubehör mit. Zur Prüfung der Restlaufzeit Ihres Abonnements loggen Sie sich bitte in Ihrem Microsoft-Konto ein und gehen auf "Dienste und Abonnements". Dort wird Ihnen das Ablaufdatum angezeigt. Die Lizenzen Microsoft Office Home & Student 2021 sowie Microsoft Office Home & Business 2021 sind nicht als Abo erhältlich und haben daher kein Ablaufdatum.
Mit wem kann ich meinen Microsoft 365 Family-Account teilen?
Sie können Ihr Family-Paket mit bis zu 5 weiteren Personen innerhalb oder außerhalb Ihrer Familiengruppe teilen. Das geschieht auf der Freigabeseite Ihres Microsoft-Kontos. Dort können Sie ebenso die Freigabe wieder entziehen.
Sind die auf OneDrive abgelegten Daten für andere Familienmitgliedern sichtbar?
Die auf OneDrive abgelegten Dateien und Dokumente sind lediglich für Sie sichtbar. Sie können Dateien oder Ordner allerdings auch gezielt ausgewählten Personen freigeben oder einen Link teilen.
Warum Microsoft 365 kaufen?
Microsoft 365 enthält unter anderem die bekannten Office-Anwendungen Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Dank des Abos nutzen Sie stets die neusten Versionen und profitieren von neuen Features. Ihnen stehen zudem weitere Dienste und Anwendungen zur Verfügung, die in der Kaufversion von Office nicht enthalten sind. Dazu gehört 1 TB Cloud-Speicher auf OneDrive sowie je nach Zielgruppe ein Kindersicherungssystem, umfangreiche Sicherheitsfunktionen oder Microsoft Teams. Ein weiterer Vorteil ist, dass Microsoft 365 im Gegensatz zu Microsoft Office 2021 neben Mac- und PC-Versionen auch Apps für iOS und Android sowie eine Web-Variante enthält. Da die Lizenz pro Person und nicht pro Computer gilt, verwenden Sie Microsoft 365 auf bis zu 5 Macs und PCs, bis zu 5 Tablets und bis zu 5 Smartphones.
Wie viel Speicherplatz benötigt Microsoft 365?
Auf einem Windows-System benötigen Sie mindestens 4 GB freien Speicherplatz. Auf einem Mac benötigen Sie mindestens 10 GB freien Speicherplatz.
1 Statista Research Department: Meistgenutzte Office-Software von Büromitarbeitern in Unternehmen in Deutschland im Jahr 2020, veröffentlicht am 25.01.2022.