Das Digitalisieren von Unterlagen – organize.me im Test
Vor nicht allzu langer Zeit habe ich euch organize.me vorgestellt – den Dienst, mit dem ihr eure Unterlagen und Dokumente bequem digital in der Cloud verwalten könnt.
Nach meinem Bericht bin ich neugierig geworden und habe mir organize.me ein wenig genauer angeschaut. Mein Test war natürlich auch nicht ganz uneigennützig, denn die liebe Ordnung und ich sind nicht die besten Freunde. Und vorab kann ich schon sagen: Das müssen wir auch nicht werden.
Erste Schritte zum papierlosen Büro & Zuhause
Bevor ich meinem Papierkram den Kampf ansagen kann, muss ich mich bei organize.me registrieren. Der Prozess geht schnell von statten und wenige Augenblicke nach Angabe meiner Daten trudelt auch schon die Bestätigungs-Mail ein. So reibungslos sollte jeder Anmelde-Vorgang vonstatten gehen.
Nach erfolgreichem Login werde ich auf die Startseite weitergeleitet, auf der mich ein Pop-up-Fenster kurz und knackig in die Funktionsweise von organize.me einführt. Um meine Dokumente nun zu digitalisieren, kann ich entweder einen Scanner nutzen oder mich für Smartphone und Tablet sowie die mobile organize.me-App entscheiden. Hierbei ist es ganz gleich, ob der Nutzer auf iOS, Android oder Windows Phone setzt, die Applikation steht kostenlos für jedes mobile Betriebssystem bereit.
Ich wähle die mobile Scan-Version und im Handumdrehen wandert das kleine Programm vom Google Play Store auf mein Nexus 7 (2013) mit Android 4.4.2 KitKat. Nun kann es endlich losgehen.
Upload der Dokumente & Posteinang
Für den ersten Test habe ich mir einen meiner Blog-Texte geschnappt und vor mir ausgebreitet. Laut der App scannen sich Dokumente am besten, wenn sie auf einem nicht-weißen Untergrund liegen. So nutze ich einfach den grauen Teppichboden meines Zimmers.
Anschließend widme ich mich der App, deren Interface absolut intuitiv ist. Über das Plus-Symbol in der rechten oberen Ecke ruft ihr die Scanner-Funktion auf und könnt ein Foto eures Dokuments machen. Wie bei jedem Foto empfehlen sich hier eine gute Beleuchtung sowie eine ruhige Hand, damit eure Unterlagen auch in einer guten Qualität digitalisiert werden. Dabei müsst ihr das Dokument nicht möglichst exakt abfotografieren. Bei einem schiefen Blickwinkel habt ihr im Nachgang die Möglichkeit, die Seitenränder anzupassen und Schieflagen auszugleichen.
Im Anschluss verarbeitet die App den Scan eures Dokuments und legt ihn im „Posteingang“ ab. Zeitgleich wird auch der Inhalt des Schriftstücks geprüft, um es sofort der richtigen Kategorie zuzuordnen. Das nimmt allerdings ein paar Minuten in Anspruch und klappt nur bedingt. Mein gescannter Blog-Beitrag handelt von einem portablen Drucker und wird unter „Haushalt & Wohnen“ abgelegt. Tendenziell nicht falsch, aber dennoch nicht ganz passend.
Eine falsche Kategorie ist jedoch kein Weltuntergang. Über die Webseite kann ich nun den Posteingang aufrufen, das Dokument anklicken und nachträglich zusätzliche Informationen einfügen. Neben Kategorien habt ihr die Möglichkeit, euren Dokumenten ein Datum sowie einen Kontakt zuzuweisen. Für ein schnelles Finden der entsprechenden Unterlagen, könnt ihr sie mit Etiketten versehen. Sucht ihr nun nach dem Etiketten-Begriff, werden euch alle zugehörigen Dokumente angezeigt. Zudem habt ihr auch die Möglichkeit, eure Scans als bestimmten Typ zu markieren und festzulegen, ob es sich beispielsweise um eine Rechnung, einen Vertrag oder einen Lieferschein handelt.
Nachdem ihr das Schriftstück bearbeitet habt, liegt es nicht mehr im Posteingang, sondern befindet sich bereits säuberlich abgelegt in der entsprechenden Kategorie. Der ganze Digitalisierungs-Prozess nimmt keine fünf Minuten in Anspruch und geht problemlos von der Hand – das gefällt mir sehr gut!
Zudem bietet euch organize.me unbegrenzten Speicherplatz. Die einzige Einschränkung: Die Größe eines Dokuments darf 5 Megabyte nicht überschreiten und ihr dürft pro Stunde „nur“ 50 Dokumente hochladen. Das sollte definitiv machbar sein.
Erinnerungen & Preisvergleich - keine Fristen mehr verpassen & sparen
Habt ihr all eure Verträge im Blick? Wisst ihr, wann ihr welchen Vertrag kündigen müsst? Nein? Dann hält organize.me eine interessante Funktion für euch bereit. Während ihr ein bestimmtes Dokument archiviert, könnt ihr gleich eine Erinnerung einstellen, wann eine Zahlung fällig ist oder eine Kündigung ins Haus steht. Dafür gebt ihr einfach nur das Datum sowie den Erinnerungstypen an und organize.me sendet euch eine Mail, wenn die gewählte Aktion ins Haus steht. Hier bietet der Dienst definitiv eine gutes Feature, das ich mit Sicherheit nutzen werden. Denn wenn ich ehrlich bin, sind mir schon zu oft Kündigungsfristen durchgerutscht.
Als zusätzliche Funktion bietet organize.me einen „Preisvergleich“. Ladet ihr einen Strom- und Gas-Vertrag hoch, werden euch auf Basis der Vertrags-Daten alternative Versorger sowie alle wichtigen Details angezeigt. Wollt ihr euren Anbieter wechseln, werdet ihr direkt zu Verivox weitergeleitet und könnt über diese Plattform den neuen Vertrag abschließen.
Ärgerlich ist es natürlich, wenn ihr den Vertrag gerade erst abgeschlossen habt und der Preisvergleich euch weitaus billigere Anbieter anzeigt. Doch hier müsst ihr nicht verzagen – auch bei Verträgen mit Strom- oder Gasanbietern besteht ein 14-tägiges Rücktrittsrecht.
Archiv - Dokumente bequem durchsuchen
Im Archiv erhaltet ihr einen systematischen Überblick über all eure Dokumente. Je nachdem, was ihr sucht, könnt ihr eure Unterlagen nach Kategorie, Typ, Jahr oder Kontakt sortieren. Natürlich steht euch auch eine Suchfunktion zur Verfügung, die euch basierend auf den letzten Scans bestimmte Begriffe vorschlägt. Zudem erhaltet ihr im Archiv auch Zugriff auf eure Such-Historie, sodass ihr häufig verwendete Termini nicht mehrfach eingeben müsst.
Wie steht es mit Datensicherheit?
Eine berechtigte Frage, oder? Denn eine Cloud-Lösung bringt immer auch Risiken mit sich, darüber sollte sich jeder Nutzer bewusst sein. Damit wir aber ein gutes Gefühl haben, liegen die organize.me-Dokumente entsprechend der höchsten Sicherheitsrichtlinien in einem ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum ab.
Auch wenn ihr euren Account einmal löschen solltet, müsst ihr keine Angst um eure Daten haben. Sobald ihr ein Dokument aus der organize.me-Cloud löscht, wird es auch vollständig von den Servern entfernt. Und sollte organize.me seine Dienste irgendwann einstellen, erhaltet ihr all eure Dateien zum Download. Erst mit einer anschließenden Bestätigung werden euer Konto und eure Dokumente komplett gelöscht.
Fazit: Sehr guter Dienst für digitale Dokumente
Mich hat organize.me definitiv überzeugt. Mit dem Smartphone sind meine Unterlagen wesentlich schneller digitalisiert als mit einem Scanner. Zudem gefallen mir die verschiedenen Möglichkeiten der Kategorisierung sehr gut – mit Etiketten, Datum oder Typ-Angaben lassen sich gesuchte Unterlagen schnell und unkompliziert finden. So kann ich rasch ein paar Informationen nachschlagen, ohne erst in meinen händischen Ordnern suchen zu müssen. Absolut begeistert bin ich jedoch von der Erinnerungsfunktion, dank der ich mit Sicherheit keine wichtigen Zahlungs- oder Kündigungsfristen mehr verpasse.
Für die Zukunft ist noch die Funktion „Connect“ geplant, über die ihr organize.me mit eurer Dropbox oder Google Drive verbinden könnt. Ein Feature, auf das ich mich definitiv freue, da ich meine Dropbox exzessiv nutze.
Einen Wermutstropfen gibt es allerdings: Zwar habe ich all meine Unterlagen säuberlich in der Cloud abgelegt, doch sobald Finanzamt und Co. Nachweise benötigen, suche ich wieder in meinen händischen Ordner nach den Unterlagen. Denn bisher sind digitale Dokumente in der Welt der Ämter noch nicht ganz angekommen. Doch wenn es so weit ist, werde ich mich definitiv freuen, bereits einen organize.me-Account zu besitzen. Bis dahin komme ich aber nach wie vor nicht drumrum, meinen Papierkram auch händisch einzusortieren.
Für jeden von euch, der seine Dokumente ausschließlich mobil verwalten möchte, schaue ich mir demnächst die organize.me-App noch ein wenig genauer an.
