Back-up

Als Back-up bezeichnet man eine zur Datensicherung angefertigte Kopie wichtiger und unersetzlicher Daten, um diese bei Datenverlust wiederherstellen und den Verlust ausgleichen zu können. Aus dem Back-up können auch ältere Bearbeitungszustände wiederhergestellt werden, wenn die betreffende Datei unbemerkt unbrauchbar geworden ist. Die Notwendigkeit eines Back-ups hängt direkt von der Relevanz der zu sichernden Daten ab. Die Aufbewahrung des Back-ups sollte örtlich entfernt in einer sicheren Umgebung erfolgen, um Brand, Diebstahl und höheren Gewalten vorzubeugen. Für Unternehmen entsteht aus der revisionssicheren Buchführung nach HGB eine Pflicht zum regelmäßigen Back-up, denn die Daten der Buchführung müssen ordnungsgemäß und lückenlos nachvollziehbar sein.

Als Sicherungsmedium bieten sich externe Festplatten, Netzwerkfestplatten (NAS) und Online- bzw. Cloud-Back-up (Hochladen der zu sichernden Dateien in ein Rechenzentrum) an, in Firmen kommen auch Magnetbänder zum Einsatz. Bei optischen Medien ist, bedingt durch die vergleichsweise hohe Schreibfehlerrate, von der Verwendung von CDs und DVDs abzuraten. Davon unbetroffen ist das DVD-RAM-Format, denn diese Datenträger verfügen über bessere Fehlerkorrektur und sind bis zu 30 Jahre haltbar.

Eine Back-up-Strategie legt Umfang, Inhalt und Rhytmus der Sicherung fest. In der Sicherung sollten alle nicht oder nur aufwendig wiederherstellbaren Daten und Dateien berücksichtigt werden, wie zum Beispiel Bilder, Dokumente (Texte/Briefe), E-Mails, Einstellungen und Datenbanken. Eine übersichtliche Sortierung und Organisation der zu sichernden Daten vereinfacht das Back-up enorm. Nachdem der Inhalt der Sicherung feststeht, hängen die weiteren Schritte von der Datenmenge ab: Kleinere Datenmengen sichert ein Online-Back-up, größere Datenmengen und streng vertrauliche Daten sind auf mehreren externen Datenträgern besser aufgehoben. Die zu sichernden Dateien werden im Sicherungsvorgang auf das Back-up-Medium kopiert und stehen von dort zur Wiederherstellung bereit.

Für die wichtigsten Dateien bietet sich ein Online-Back-up mit automatischer Synchronisation an: Dateien werden bei Speicherung und Änderung automatisch mit dem Online-Back-up synchronisiert, ältere Versionen und gelöschte Dateien zur Wiederherstellung vorgehalten. Das Online-Back-up ist jedoch im Hinblick auf Datenmengen und Vertraulichkeit begrenzt. Die Sicherung der Daten liegt bei einem externen Anbieter und ist zwar verschlüsselt, aber dennoch nur mit einem Passwort gegen Zugriff von außen gesichert. Ein Einbruch in das Online-Back-up kann nicht ausgeschlossen werden, zusätzlich erlauben viele Internetanschlüsse noch nicht den Upload großer Datenmengen.

Für vertrauliche Daten und größere Datenmengen bietet sich daher ein zusätzliches Back-up auf externen Datenträgern wie USB-Festplatten, NAS und Magnetbändern an. Diese Back-up-Medien verfügen über viel Speicherplatz und können mehrere Versionen des Back-ups aufnehmen. Die Sicherung sollte idealerweise abwechselnd auf zwei unterschiedlichen Back-up-Medien erfolgen, von denen eines örtlich entfernt aufbewahrt wird.

Aktuelle Versionen von Windows und Mac OS verfügen mit Software wie "Back-up", "Systemabbild" und "Time Machine" über sehr gute Bordmittel, um ein solches zusätzliches Back-up automatisch und einfach durchzuführen. In Windows Vista und Windows 7 nennt sich das entsprechende Programm "Sichern und Wiederherstellen" und sichert die ausgewählten Dateien und Bibliotheken, auf Wunsch auch nach Zeitplan. Zusätzlich wird ein Abbild des Betriebssystems erstellt, auf das das Betriebssystem später zurückgesetzt werden kann. In Apples Mac OS übernimmt das Programm "Time Machine" die Sicherung. Time Machine arbeitet sowohl mit externen Datenträgern als auch über das Netzwerk. Die Sicherung erfolgt stündlich, täglich und wöchentlich nach dem im Folgenden beschriebenen Generationenprinzip. Die Sicherung enthält alle Dateien des Anwenders und ein Systemabbild zur Wiederherstellung. Auf Wunsch können Ordner und Dateien vom Back-up ausgeschlossen werden. Die Anwendung ist einfach zu bedienen und auch für professionelle Anwender geeignet.

Die Datensicherung sollte idealerweise nach dem Generationenprinzip erfolgen, d.h. mit mehreren Back-ups auf unterschiedlichen Back-up-Medien in verschiedenen zeitlichen Abständen, wie zum Beispiel täglich, wöchentlich und monatlich auf jeweils einem anderen Medium. So sind immer die Daten der letzten Tage mit jeweils täglichem Stand, der letzten Wochen mit wöchentlichem Stand und der letzten Monate mit monatlichem Stand in getrennten Back-ups vorhanden. Unbemerkt unbrauchbar gewordene Dateien können durch Rückgriff auf ein älteres Back-up wiederhergestellt werden, was bei einem einzigen, immer wieder überschriebenen Back-up nicht möglich ist. Zur Vermeidung von Problemen bei der Wiederherstellung empfiehlt sich eine ausführliche Dokumentation von Umfang, Inhalt und Rythmus des Back-ups in Form eines Sicherungs- und Wiederherstellungsplans.