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Organize.me: Alle Unterlagen in der Cloud



Zugeordnete Tags Programm | Cloud

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Trotz meiner Arbeit bei Cyberport bin ich in einigen Bereich noch ganz altmodisch. Meine Verträge, Unterlagen, Bescheinigungen habe ich alle auf Papier und feinsäuberlich in Aktenordner einsortiert. Mit organize.me kommt jetzt eine Anwendung aus dem Hause Burda daher, die auch diese „antiquierte“ Verfahrensweise ins 21. Jahrhundert befördern will. Ich hatte die Möglichkeit, mir die Beta schon einmal näher anzusehen.

Was verbirgt sich hinter organize.me? Im Endeffekt ist es eine Cloud-Lösung, die speziell auf die Verwaltung von Dokumenten ausgerichtet ist. Ähnlich eines persönlichen Assistenten sammelt die Anwendung alle Dokumente, die man hochlädt, und legt sie gut geordnet ab. Kein minutenlanges Wühlen in händischen Ordnern, wenn dann mal ein Vertrag oder eine Rechnung gebraucht wird. Stattdessen gebt ihr im Suchfeld ein passendes Suchwort ein und organize.me spuckt euch alle passenden Dokumente dazu aus. Zugriff habt ihr von überall – da die Unterlagen in der Cloud liegen, könnte ihr per Notebook, Smartphone oder Tablet auch von unterwegs damit arbeiten.

Die Anwendung setzt sich aus drei Bereichen zusammen: Posteingang, Erinnerungen und Archiv.

Posteingang - Upload der Dokumente

Der Posteingang ist der Ort, an dem eure Unterlagen nach dem Upload erst einmal zwischengeparkt werden. Ihr könnt entweder ganz klassisch Dateien von eurem Rechner uploaden oder ihr habt noch etwas Geduld und wartet auf die organize.me-App „scan me“. Damit lassen sich Dokumente in Papierform mit Smartphone oder Tablet einscannen, in ein PDF umwandeln und zu organize.me hochladen.

Nach dem Upload analysiert organize.me das hochgeladene Dokument und versucht es schon einmal einzuordnen. Daran muss allerdings noch etwas gefeilt werden. Der Text zu einem YouTube-Testbericht wurde in die Kategorie „Haushalt & Wohnen“ als Typ „Kündigung“ eingeordnet. Ist aber alles nicht in Stein gemeißelt und kann noch verändert werden. Insgesamt gibt es acht Kategorien und 13 Dokument-Typen (Rechnung, Quittung, Mahnung, Kontoauszug etc.). Außerdem kann vor dem Archivieren des Dokuments ein Datum und ein Kontakt hinzugefügt werden.

Ebenfalls ganz praktisch: Den Dokumenten könnt ihr Etiketten verleihen. Alles, was zum Beispiel mit der Steuer zu tun hat, könnt ihr mit dem Etikett „Steuer“ versehen. Begriff eingeben und „Enter“ drücken, fertig. Über die Suche werden diese Dokumente später gebündelt angezeigt.

Als letztes habt ihr noch die Möglichkeit, eine persönliche Notiz an das Dokument zu hängen sowie euch eine Erinnerung einzustellen. Was es damit auf sich hat, erfahrt ihr im nächsten Punkt. Jetzt klicken wir erst einmal auf „Archivieren“.

Das Dokument wird hochgeladen, analysiert ...
... und sauber eingeordnet.
Das Dokument wird hochgeladen, analysiert ...

Erinnerungen - Zahlungen, Kündigungen etc.

Wer kennt das nicht: Man schließt ein einjähriges Zeitschriften-Abo ab und ist sich ganz sicher, rechtzeitig an die Kündigung zu denken. Fünf Jahre später erhält man die Zeitschrift immer noch, der Kündigungstermin wird jedes Mal ganz knapp verpasst. Organize.me will auch dafür eine Lösung anbieten. Ihr stellt euch vor dem Archivieren eine Erinnerung ein, zum Beispiel mit dem Hinweis „Rechnung bezahlen“ oder „Vertrag kündigen“, und aktiviert diese im Anschluss. Ihr bekommt dann zum eingestellten Zeitpunkt eine Erinnerungs-Mail auf den Mailaccount, mit dem ihr bei organize.me angemeldet seid. Alle aktuell aktiven Erinnerungen seht ihr übersichtlich im Bereich „Erinnerungen“ geordnet.

So werden alle aktiven Erinnerungen angezeigt.
So werden alle aktiven Erinnerungen angezeigt.

Archiv - Dokumente einfach durchsuchen

Im Archiv findet ihr die hochgeladenen und archivierten Dokumente. Sie sind auf Wunsch nach Kategorie, Typ, Jahr oder Kontakten geordnet. Außerdem befindet sich hier das bereits mehrfach erwähnte Suchfeld (genauso wie auf dem Home-Screen). Im Endeffekt ist das euer virtueller Schrank mit den virtuellen Ordnern, in denen die Dokumente liegen. Im Gegensatz zu händischen Ordnern geht die Suche nach Unterlagen jedoch schneller.

Leider Schade: Das erste, von mir archivierte Dokument ist verschwunden. So habe ich laut Anzeige vier Dokumente im Archiv, mir werden aber in den Kategorien nur drei angezeigt (siehe Screenshot unten). Das sollte nach dem Abschluss der Beta besser nicht mehr passieren.

Die Ordner sehen aus wir Notizbücher - hübsch!
Alle Dokumente einer Kategorie in der Übersicht.
Die Ordner sehen aus wir Notizbücher - hübsch!

Fazit: Wie praktisch ist organize.me?

Insgesamt ist die Anwendung sehr schön gestaltet, modern und übersichtlich. Die Arbeitsschritte sind selbsterklärend und die geplante App klingt sehr spannend. Für mich bleibt jedoch die abschließende Frage: Was mache ich mit meinen Original-Dokumenten? Klar, den Lohnbescheid kann ich einscannen und als PDF in die Cloud legen, aber für die Steuererklärung muss ich am Ende das Original postalisch verschicken. Das händische Abheften in Ordnern bleibt einem also nicht erspart. Warum dann noch in die Cloud legen? Zusatzfunktionen wie das Einstellen einer Erinnerungen kann ich auch mit meinem Smartphone abbilden, hat bei der Kündigung meiner BahnCard zum Beispiel super geklappt.

Ich denke die Anwendung ist da ihrer Zeit noch etwas voraus. Sobald Behördenkorrespondenz, Kündigungen, Verträge usw. komplett virtuell stattfinden, wird organize.me sicher mit großen Zulauf rechnen können. Wer trotzdem schon einmal reinschnuppern will, kann sich hier zur Beta anmelden.

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